Skuteczna oferta handlowa - case study + wzór

Jak poprawić proces sprzedaży w agencji SEO/SEM? Jakie są największe problemy handlowców w kontakcie z klientem? Co sprawia, że klienci wybierają konkurencję? Na te i inne pytania zbierałem odpowiedzi przez ostatnie miesiące, analizując oferty SEO i Google Ads. Jeżeli chcesz wiedzieć, jak poprawić sprzedaż w Twojej firmie, zapraszam do lektury.

Czym jest oferta handlowa? Jest to dokument proponujący współpracę lub zakup, zaprojektowany w celu zachęcenia potencjalnych klientów do zakupu konkretnego produktu lub usługi. Oferty handlowe często zawierają szczegółowe informacje o cenie, warunkach współpracy lub zakupu, a także wszelkie promocje lub rabaty. Często są one ograniczone czasowo, aby stworzyć poczucie pilności.

29 maja 2024 miałem przyjemność pojawić się na scenie konferencji SEMKRK z prezentacją pod roboczym tytułem: “To będzie prezentacja o sprzedawaniu”, w której trakcie podzieliłem się z uczestnikami wnioskami po analizie 50 ofert handlowych, którą przez ostatnie miesiące realizowałem.

50 przeanalizowanych ofert26 ofert otrzymanych w wyniku odpowiedzi na przesłane zapytania ofertowe + 24 oferty otrzymane innymi kanałami
187 wysłanych wiadomości e-mail187 wysłanych maili, 11 spotkań online + kilkanaście telefonów
40 godzinZebranie ww. liczby ofert wymagało ponad 40 godzin pracy
977 kartek 977 kartek A4 nadesłanych ofert, które przeczytałem i sporządziłem notatki
Bonuswzór prezentacji sprzedażowej 

Czego się dowiesz?

11 największych problemów w sprzedaży

Poniżej zebrałem najczęstsze i te najbardziej rażące problemy, które napotkałem w ostatnich tygodniach. 

1. Brak odpowiedzi na wysłane zapytanie

Spośród 50 wysłanych zapytań ofertowych 28% pozostało bez odpowiedzi. Tego typu sytuacje z perspektywy klienta są bardzo poważnym problemem, który już na starcie buduje brak zaufania do naszej marki.

Pamiętajmy o zasadniczej kwestii - klienci nie trafiają do nas jedynie na podstawie zapytań typu: [agencja SEO], [pozycjonowanie miasto] wpisanych w Google. Docierają do nas również przez płatne kampanie w mediach społecznościowych, czy polecenia na grupach facebook’owych, czy przez rekomendacje znajomych i obecnych klientów.

Właśnie rekomendacje od znajomych i klientów to ten typ zapytań, na których nam powinno zależeć najbardziej - jeżeli jednak nie odpowiadamy na zapytania, tracimy gorącego leada, zanim zdążyliśmy cokolwiek zrobić. Ważne jest, aby zrozumieć oczekiwania i problemy konkretnego klienta oraz szanować jego czas, prezentując zwięzłe i jakościowe oferty.

2. Problemy z terminowością

Niedotrzymywanie terminów niestety jest sporym problemem. Unikajmy sytuacji, które mogą potencjalnie wiązać się z marnowaniem czasu drugiej strony - wiedząc, że nie zdążysz, daj znać stosownie wcześniej. Po drugiej stronie są ludzie, którzy również pracują.

3. Błędy ortograficzne i niechlujstwo w treści maila i oferty

Nie mamy zbyt wielu okazji do zbudowania z klientem nici porozumienia. Zazwyczaj jest to kilka wymienionych e-maili, rozmowa telefoniczna lub rozmowa wideo i w ten sposób musimy jak najlepiej wypaść. Dlatego tak ważne jest, aby unikać niewymuszonych błędów - jak te ortograficzne, czy wynikające z pośpiechu, gdzie doprowadzamy do sytuacji, że mylimy domenę klienta, pozostawiamy frazy/screeny z poprzedniej oferty itd.

Ta kategoria błędów w 99 na 100 przypadków kończy się jak randka, na której notorycznie mylisz imię partnera/partnerki - nic z tego nie będzie tym razem. 

4. Niezrozumiały język

Do najczęstszych problemów zaliczyć należy:

  • branżowy żargon bez objaśnień, co dokładnie kryje się pod danym hasłem, np. optymalizacja CWV, weryfikacja znaczników meta, optymalizacja kodu całej strony.
  • komunikacja ograniczona do niezrozumiałych skrótów, np. pakiet content premium, pakiet techniczny etc.

Dopasowanie komunikacji do odbiorcy pozwala uniknąć sytuacji, w której nasza propozycja może spotkać się z niezrozumieniem. 

Kolejnym powodem, który przemawia za tym, aby unikać branżowego żargonu i niezrozumiałych, a zarazem ogólnych zwrotów jest fakt, że w ten sposób, zwłaszcza gdy oferta jest częścią umowy, możemy zostać pociągnięci do odpowiedzialności, że któregoś punktu nie zrealizowaliśmy. Np. realizując audyt SEO, okazało się, że część punktów z listy, która nie wymagała poprawy, została pominięta, co może zostać wykorzystane jako brak realizacji określonego zakresu umowy. 

Zbliżony przypadek (w kontekście reklamacji klienta) opisywał niedawno na LinkedIn Maciek Lewiński: 

maciej lewiński - reklamacja - linkedin

Oczywiście Maciej historię opisał w żartobliwym tonie jak to on. Natomiast gdyby taka sytuacja przydarzyła się nam w umowie abonamentowej, wcale nie byłoby nam do śmiechu. Całość historii Macieja można przeczytać tutaj.

5. Pakiet na wszystko

Zdarzały mi się oferty, które pomimo dwóch odmiennych zapytań otrzymywały ten sam "pakiet", przy zgoła odmiennych celach i możliwościach budżetowych przedstawionych na etapie briefowania. 

6. Brak follow-up

Zastoje w komunikacji, a właściwie brak w komunikacji to jeden z najczęstszych problemów, z którymi się spotkałem. Zdecydowana większość handlowców po 2 follow-up’ach kończyła jakiekolwiek kontakt. Bez dopytania co było powodem potencjalnej rezygnacji. 

7. Brak alternatywnych form kontaktu na stronie ofertowej

Spora część stron ograniczała się zawężonych możliwości kontaktu - oferując jedynie formularz kontaktowy. Oczywiście były wyjątki. Jednak w sytuacji, gdy chcemy wysłać załącznik (np. uzupełniony brief), wiele firm nie oferowało takiej możliwości na etapie wysyłania zapytania ofertowego.

8. Pola w formularzu kontaktowym

Podobny problem dotyczył pól w formularzach kontaktowych, które niejednokrotnie były ograniczone do podstawowych danych, które miały w teorii umożliwić sprawny kontakt z leadem. Z jednej strony przyświeca temu zasada sugerująca, że im mniej pól, tym potencjalnie większa liczba zapytań, jednak należy się zastanowić czy w parze z ilością, idzie jakość pozyskanych leadów. 

9. Długość przesyłanych ofert

Najdłuższa oferta54 kartki A4
Średnia długość oferty21 kartek A4
Najwięcej słów w ofercieponad 7300 słów

Na podstawie zebranych 50 ofert zauważam, że zdecydowana większość ofert jest zbyt długa, a ich zawartość jest bardzo często niedopasowana do potrzeb, które sygnalizował potencjalny klient. Metoda, że otrzymujemy ofertę z szablonu (często z błędami), jest powszechna, a znamiona nieudanej personalizacji i pośpiechu można łatwo zauważyć.

10. Kolory w ofertach

Do tej pory popularne jest drukowanie ofert, zarówno jako część umowy, jak i dla decydentów, aby mogli z propozycją się zapoznać, nim wybiorą wykonawcę. Jeżeli nasza oferta jest w ciemnych kolorach, możemy mieć pewność, że Asystent/Asystentka Zarządu wykorzysta sporo toneru, aby naszą ofertę wydrukować. 

11. Brak akcji po wysłaniu zapytania

Niewykorzystany pozostaje potencjał stron typu "Thank You Page" - większość wysłanych formularzy była zwieńczona komunikatem: "Dziękujemy! Wiadomość została wysłana", który dodatkowo można bardzo łatwo przegapić. 

Podobnie sytuacja wygląda z automatycznymi wiadomościami - w większości wysłanych zapytań, nie otrzymałem takiego komunikatu. Co w połączeniu z brakiem strony podziękowania sprawia, że nie wiemy, kiedy możemy spodziewać się odpowiedzi przesłane zapytanie. 

11 pomysłów poprawiających sprzedaż

Powyżej przedstawione błędy rzutują na skuteczności działań sprzedażowych. Nie jest jednak tak, że nie da się ich wyeliminować. Wiele z nich jest stosunkowo prostych do zastosowania. Zalecam jednak ostrożność :-)

Aby skutecznie napisać ofertę handlową, ważne jest zrozumienie potrzeb klienta, odpowiednie strukturyzowanie oferty, budowanie zaufania oraz śledzenie po przedstawieniu oferty. Kluczowe jest również posiadanie dobrze przygotowanej strony tytułowej, podsumowanie oczekiwań klienta, przedstawienie rozwiązania oraz dostarczenie jasnej wyceny kosztów.

Proces sprzedaży każdorazowo wymaga kompleksowej analizy i chwili zastanowienia, podobnie jak działania w obszarze SEO/SEM. Rozwiązania przedstawione w konkretnym case study, niekoniecznie będą miały przełożenie na Twój projekt. Podobnie jak zakup nowego wyposażenia kuchni nie uczyni z Ciebie lepszego szefa / szefowej kuchni. Ba! Twoje potrawy mogą nawet być gorsze przez jakiś czas, bo zmiana kuchenki gazowej na indukcyjną okazała się dużym wyzwaniem.

Podobnie jest z propozycjami, które przedstawiam - zastanów się i odnieś się do Twojego biznesu. A jeżeli nie wiesz, jak to zrobić lub potrzebujesz spojrzenia z zewnątrz - napisz do mnie, porozmawiajmy.

1. Mierz LRT (Lead Response Time)

Wiedza o tym, co dzieje się komunikacją mailową w firmie zwłaszcza na etapie ofertowania (ale również przy pracy projektowej), jest bardzo ważna. Mając świadomość przestojów komunikacyjnych, jesteśmy w stanie zareagować w porę i uniknąć niepotrzebnej eskalacji problemu. 

Na etapie sprzedażowym mierzenie czasu odpowiedzi pozwoli nam zweryfikować, na ile handlowiec sprawnie odpowiada na przesłane zapytania. Pozwoli nam to weryfikować czas odpowiedzi na komunikację handlową. Ponadto możemy ocenić czy nie potrzebujemy zrekrutować nowego pracownika, aby usprawnić komunikację w zespole.

Czas odpowiedzi na zapytanie (Lead Response Time) to miara odnosząca się do czasu potrzebnego na podjęcie kontaktu z potencjalnym klientem. Im szybciej na tle konkurencji jesteś w stanie odpowiedzieć na przesłane zapytanie, tym potencjalnie rosną Twoje szanse na sukces. 

Integracja z CRM, Asaną czy nawet arkusz kalkulacyjny w Google może pomóc Ci w mierzeniu LRT. Zyskasz w ten sposób większą kontrolę nad ofertami, które otrzymujesz.  W ten sposób będziesz w stanie wyeliminować potencjalny problem niskiej skuteczności prowadzonych działań sprzedażowych - długi czas odpowiedzi na zapytania.

Wysyłając 50 zapytań ofertowych, 14 pozostało bez odpowiedzi - co stanowiło 28% badanej próby. Średni czas odpowiedzi wynosił w granicy 1 dnia roboczego (8 godzin). Warto jednak wspomnieć, że jedna z agencji była w stanie odpowiedzieć na wiadomość w zaledwie 32 minuty! A wiadomość od handlowca poprzedził automatyczny e-mail, a następnie mail od szefa sprzedaży, który przydzielił mi bezpośredniego opiekuna. Wszystko w błyskawicznym tempie :-) 

2. Follow-up w procesie sprzedaży

Nie jest przypadkiem, że handlowcy, którzy częściej przypominają się potencjalnym klientom, mają wyższą skuteczność prowadzonych działań. Zdaje sobie sprawę, że mogą istnieć wewnętrzne opory przed kontaktem z klientem, bo możemy tego nie lubić albo nie chcemy uchodzić za nachalnych. Ale trzeba pamiętać, że występujemy tu w jasnej relacji: firma - klient. Każda ze stron chce zrealizować swoje cele, jedna zyskać nowego klienta, a druga dobrego partnera biznesowego.

Dlatego ważne jest, aby wysyłać follow-up. W zespole musimy określić jasne zasady dotyczące follow-upów: po jakim czasie i na jakim etapie komunikujemy się z klientem (mailowo lub telefonicznie). W ten sposób unikniemy sytuacji, że "klient nie odpowiedział".

Nie bójmy się rozmawiać z ludźmi. Follow-up - zarówno mailowy, jak i telefoniczny powinien być naturalnym etapem procesu sprzedażowego. Dlaczego? Przemawia za tym kilka argumentów:

  • klient mógł po prostu zapomnieć odpisać lub odłożył temat na później, więc dzięki naszemu przypomnieniu może wrócić do prowadzonej rozmowy (pamiętaj! klient też pracuje ;-) );
  • dowiesz się, na jakim etapie jest "szansa sprzedaży" - co może być istotne w kontekście realizacji celów sprzedażowych czy planowania działań w firmie;
  • informacja o wyborze innej oferty pozwoli "zamknąć leada". Pamiętaj, aby zapytać klienta, co sprawiło, że wybrał konkurencyjną ofertę - pozwoli to pracować nad kolejnymi ofertami i może wpłynąć na poprawę procesu sprzedaży.

Próbuj kontaktu różnymi kanałami (e-mail, LinkedIn, telefon itd.), aby dotrzeć do osoby kontaktowej. Bardzo często wytrwałość procentuje. Pamiętaj jednak, że często klient boi się podziękować za ofertę i poinformować o wyborze konkurencji, przez co może nie odbierać, wodzić Cię za nos i przeciągać temat w nieskończoność. Muszą też wtedy zadziałać nasze umiejętności interpersonalne, w innym wypadku będziemy co tydzień dzwonić / mailować i czekać na pozytywną odpowiedź, która nigdy nie nadejdzie.

3. NDA na czas ofertowania

Jedynie 10% firm uzależniało rozpoczęcie procesu ofertowania od podpisania NDA na czas ofertowania, aby mieć dostęp do narzędzi Google Analytics, Google Search Console i Google Ads. Czy warto? Oczywiście! Mamy wówczas dostęp do realnych danych klienta. Wiemy, co możemy zaproponować, a dodatkowo widzimy pełny obraz prowadzonych działań i znamy ich potencjalne efekty. 

Zastanowiłbym się jedynie nad tym, czy jest to krok wymagany dla każdego zapytania. Niejednokrotnie spotkałem się z obiekcjami ze strony dużych klientów, dla których jest to rozwiązanie czasochłonne, często angażujące inne działy albo niemożliwe do realizacji przed startem współpracy. A czasami w odpowiedzi na przesłane NDA otrzymywałem odpowiedź od prawników klienta, która zawierała takie kary umowne i nakładała dodatkowe warunki, które sprawiały, że nie mogłem zgodzić się na takie zapisy w NDA. 

4. Prosty, konkretny język oferty i komunikacji

Unikaj sformułowań i rozwiązań, które wymagają dodatkowego wyjaśnienia i mogą budzić wątpliwości. 

Dobrym przykładem jest rozróżnienie pomiędzy contentem podstawowym a contentem premium, który w wielu ofertach się powtarzał. Ja sam nie mam jasnej odpowiedzi na to pytanie, wszystko zależy od kontekstu.

Jeżeli nie wskażemy konkretnie, jak wyglądają te treści, klient nie do końca wie, co otrzyma, ponieważ bazuje na swojej wiedzy i doświadczeniu. Wówczas może mieć obawy, że treści podstawowe są pisane bardzo słabym językiem (a być może z błędami interpunkcyjnymi) lub sądzić, że ich jakość będzie taka, do której jest przyzwyczajony - czyli w przypadku większości treści w środowisku SEO, odbiegająca od oczekiwanych standardów ;-)

Innym przykładem jest wykres kołowy informujący o przykładowym podziale budżetu. Jak należy rozumieć 7% na wsparcie merytoryczne lub 15% na techniczne SEO? 

Czy tworzenie harmonogramów współpracy, gdzie rozbijamy pracę projektową na pierwsze i kolejne miesiące, bez informacji ile trwają pierwsze miesiące, ani kiedy zaczynają się kolejne.

Umiejętność komunikacji mailowej i tworzenia ofert jasnym językiem jest trudna i wymaga dużo czasu, aby doprowadzić ofertę do stanu, który będzie zrozumiały dla większości klientów.

Używanie zawiłych sformułowań, trudnych wyrazów nie sprawi, że oferta będzie lepsza. Rozmówca może mieć problem ze zrozumieniem, ale najpewniej się o tym nie dowiesz. Mało kto potrafi przerwać monolog i przyznać się, że nie rozumie znaczenia słów, które wypowiada druga strona. 

5. Rozwiązania szyte na miarę

Obiecując klientowi dedykowaną propozycję współpracy, musimy zrobić jedną rzecz - zrobić dedykowaną propozycję współpracy.

Nie wymagam tu tworzenia dedykowanego dokumentu z analizą sytuacji, planem działania i omówieniem przesłanej propozycji telefonicznie, chociaż z takim podejściem również się spotkałem. Mam raczej na myśli wykorzystanie szablonu, w którym klient może odczuć, że ktoś poświęcił czas, aby rzetelnie przeanalizować sytuację i zaplanować optymalne rozwiązania, bazujące na wcześniejszej rozmowie i badaniu potrzeb.

25% otrzymanych ofert nie odnosiło się w ofercie do klienta, a w praktycznie 50% przypadków wynikiem badania potrzeb, był gotowy pakiet z listy.

Unikaj rozwiązań pudełkowych, które można łatwo powielać. Nawet jeżeli proponujesz kilka wariantów współpracy, jasno określ zakres współpracy i przełożenie na realizacje celów biznesowych klienta np. w odniesieniu do konkurencji. Wtedy klient dokonuje świadomego wyboru, bazując na dostarczonych mu informacjach.

Pamiętaj! Oferta musi odzwierciedlać cele klienta. Badanie potrzeb i rozmowa z klientem ma być punktem wyjścia do propozycji współpracy (oferty), która odzwierciedla cel, który klient chce osiągnąć.

Co więcej, nawiązując do opisanego wyżej języka komunikacji, unikaj nazw pakietów typu: Optymalny, Zaawansowany, Rozszerzony, Premium. Klient niekoniecznie czuje się jak “zwyklak”, a z oferty wynika, że proponujemy mu plan podstawowy / standardowy.

Zrozumienie potrzeb i problemów potencjalnych klientów oraz dostarczanie zwięzłych, wysokiej jakości propozycji sprzedażowych jest kluczowe dla pozyskiwania nowych klientów.

6. Nagłówek wymuszający uwagę 

Klienci niekoniecznie czytają nasze oferty od deski do deski, zwłaszcza gdy dostarczamy mu kilkadziesiąt stron z szablonu. Dlatego już od początku musimy walczyć o uwagę odbiorcy.

Wiele ofert, które otrzymałem, zawierało analizę obecnej sytuacji mojej strony. Ta część zwykle była zatytułowana:

  • Obecna sytuacja,
  • Aktualna widoczność,
  • Aktualna kondycja witryny,
  • Wnioski z analizy,
  • Analiza widoczności w Google,

i zawierała informacje odnośnie widoczności strony + odniesienie do celów i oczekiwań klienta (ale nie zawsze).

Natomiast tak zatytułowana sekcja dokumentu tekstowego niekoniecznie wymusza uwagę odbiorcy wiadomości. W końcu może to być wiadomość jedna z wielu lub klient doskonale zna te wykresy i sam z tych narzędzi korzysta. W ten sposób już na starcie tracimy uwagę klienta, który przescrolluje dokument, aby dotrzeć do cennika.

Jak więc sprawić, aby nasz potencjalny klient chciał czytać, co mu napisaliśmy? Zadajmy mu pytanie, które wymusi na nim przeczytanie konkretnej części dokumentu.

Wyobraź sobie, że jesteś w salonie BMW. Właśnie finalizujesz zakup wymarzonego samochodu. Wcześniej godzinami siedziałeś w konfiguratorze online i wybierałeś elementy wyposażenia. Wybrałeś, zapisałeś i umówiłeś się w salonie na konkretny termin. Handlowiec omawia z Tobą wszystko, co wcześniej zaznaczyłeś, klika myszką. Idzie po dokumenty i zamiast prosić o podpis, mówi: “proszę wszystko przeczytać, czy dobrze wyklikałem”. Co robisz? Czytasz wszystko i w duchu przeklinasz, na obiecywaną obsługę jakości premium.

Drugi przykład: Komisariat. Pomimo tego, że jesteś pokrzywdzony, cała sytuacja Cię przerasta. Boisz się, w duchu licząc, że to się nie wydarzyło. Policjant jednym palcem klika w klawiaturę, powtarza Twoje słowa i wprowadza zeznania. Po chwili, która trwa wieczność, przynosi dokument i mówi: “proszę zapoznać się z zeznaniami i potwierdzić czy Pan je podtrzymuje?”. Co robisz? Czytasz, bo chcesz mieć pewność, że żadnego słowa nie przekręcił i wszystko jest jak należy, a Ty już będziesz mógł wyjść i nie wracać do tej feralnej chwili.

Jak z tych przykładów wyciągnąć coś przydatnego w sprzedaży? Pytania, które otrzymaliśmy, wymusiły na nas uwagę. O ile “Aktualna sytuacja” może nas nie interesować, tak zdanie brzmiące:

Jak zrozumieliśmy Państwa sytuację?

już tak. Wymusza ono na odbiorcy aktywność, rodzi pytania: czy dobrze mnie zrozumieli? Czy wszystko powiedziałem?

Tak sformułowane w ofercie pytanie jest dobrym punktem wyjścia do omówienia potrzeb klienta i przedstawienia rozwiązania, które rekomendujemy, a następnie na kolejnych stronach omawiamy w szczegółach. Warto również pamiętać, aby w ofercie handlowej uwzględnić takie elementy jak strona tytułowa, podsumowanie oczekiwań klienta, opis rozwiązania oraz kosztorys.

7. Analityka ofert

Jedynie 2 z 50 otrzymanych ofert zostało wysłane przez narzędzie analizujące zachowanie użytkownika w ofercie. Narzędzia takie jak Sellizer pozwalają osadzić dokument pdf w narzędziu, które imituje rozwiązania do plików pdf w przeglądarce internetowej.

Nie mam przygotowanej zniżki na Sellizera, ale jeżeli chcecie go przetestować, powołajcie się na czacie na mnie - w ten sposób otrzymacie najlepsze warunki :)

Dzięki wykorzystaniu tego typu narzędzi:

  1. mamy wiedzę o zachowaniu użytkowników - ile czasu na danej stronie spędzają, jak często był plik otwierany, czy był przesyłany dalej, czy był drukowany,
  2. znamy dokładny czas otworzenia przesłanej oferty i możemy otrzymywać powiadomienia, kiedy klient czyta ofertę,
  3. możemy mailować bezpośrednio z narzędzia i planować followupy.

Co nam dają te informacje? W ten sposób możemy skontaktować się z klientem, kiedy niedawno czytał naszą propozycję. Im więcej ofert wysyłamy, tym więcej mamy danych odnośnie naszego szablonu ofertowego. W ten sposób możemy podejmować świadome decyzje dotyczące układu oferty, kolejności czy liczby stron - ponieważ wiemy, co klientów interesuje. Ważne jest również dostosowanie treści w ofertach handlowych do specyficznych potrzeb i oczekiwań klienta, podkreślając personalizowane wartości oraz aspekty wizualne, takie jak czcionki, interlinia, punkty wypunktowane i obrazy.

8. Dwa rodzaje ofert - mailowa + do prezentacji

„Bogactwo informacji równa się biedocie atencji” - to słowa Herberta Simona z 1978 roku. Od lat marketerzy z całego świata mówią o tzw. attention span, czyli umiejętności skupienia uwagi. Mam wrażenie, że do świata sprzedaży te informacje jeszcze nie dotarły ;-) 

Jeżeli przygotowałeś doskonałą prezentację, którą opowiedziałeś w trakcie konferencji czy spotkania on-line, jaka jest szansa, że odbiorca po kilku dniach będzie pamiętał, o czym dokładnie była mowa? Na prezentacji zbudowałeś dobre wrażenie, przedstawiłeś konkretne informacje nt. przyszłego klienta i jego konkurentów, wszystko było perfekcyjne. Tylko czy slajdy zawierające jedynie grafikę lub równoważniki zdań pomogą? Niekoniecznie :-) 

Przygotuj dwa rodzaje dokumentów:

  • prezentacje obrazkową, którą opowiesz na spotkaniu (slajdy)
  • konkret na maila (slajdumenty) - gdzie na każdym slajdzie zaprezentujesz konkret, najważniejsze informacje, bez lania wody.

9. Optymalizuj formularze i formy kontaktu

Następstwem wysłanego zapytania ofertowego musi być akcja, która odpowiada na pytanie: "co dalej?". Projektując działania lead generation, zadbaj o to, aby nie potknąć się na starcie ;-)

Formularz, jako zaproszenie do kontaktu powinien zbierać informacje, które są istotne z perspektywy sprzedaży - aby dalsze działania przebiegały sprawnie. Od razu rekomenduję zweryfikować formularz od strony technicznej: czy mamy wymagane pola poprawnie oznaczone, czy pole numeru telefonu wymusza wpisywanie poprawnych numerów, czy formularz działa, czy jest strona podziękowania lub e-mail itd.

screen z prezentacji semkrk robert marczak

E-mail pokazujący dalsze kroki lub strona podziękowania (Thank You Page) - jest to obowiązkowy krok, który powinien nastąpić po wysłaniu zapytania, którego większość agencji nie ma. W ten sposób osoba, która wysłała zapytanie:

  • nie wie czy formularz został dostarczony poprawnie,
  • nie wie, kiedy spodziewać się odpowiedzi, 
  • nie wie, jak wyglądają kolejne kroki.

Dodatkowo jest to miejsce, które może nam posłużyć do dalszej interakcji z klientem, np.: zachęcając do wypełnienia briefu, zapoznania się z najważniejszymi informacjami dotyczącymi współpracy, poznania case studies, przeczytania wybranych artykułów blogowych czy zapisania się na newsletter.

Screen z prezentacji Oliego Gardnera dotyczącej optymalizacji landing page

Warto również zweryfikować z działem sprzedaży liczbę pól w formularzu kontaktowym pod kątem jakościowym. Czasem zmiana treści inputów, może przełożyć się na nieoczekiwane korzyści - np. adres e-mail, zamieniony na Podaj firmowy e-email może sprawić, że nawet nie znając strony www, będziesz w stanie zweryfikować stronę lub branżę klienta przed rozmową i się do niej przygotować.

Weryfikuj z handlowcami czy zbierane informacje są użyteczne w procesie sprzedaży? Czy na podstawie zebranych informacji, łatwo przechodzi się do kolejnych etapów? Czy może brakuje informacji, np. adres strony, numer telefonu?

10. Przeczytaj ofertę i e-mail przed wysyłką

Przeczytaj wszystko przed wysyłką! W ten sposób unikniesz błędów ortograficznych, omyłkowo dodanych screenów z innych ofert, a także kolejny raz sprawdzisz, czy pozostałości poprzedniej oferty zniknęły :-)

Warto wspomóc się zewnętrznymi narzędziami, jak np. jasnopis czy ortograf - polskie odpowiedniki Grammarly. W ten sposób poprawisz przecinki i zweryfikujesz poprawność ortograficzną.

Dodatkowo rekomenduję poprosić kolegę z pracy, partnera lub partnerkę, aby zapoznała się z przygotowanymi dokumentami - czy wszystko jest dla nich jasne i zrozumiałe? 

11. Krótsza oferta

Ile stron powinna mieć oferta handlowa? Na pewno nie 54 (czyli tyle co najdłuższa oferta), raczej też nie 21 stron. 

Pamiętaj też, że propozycja cenowa jest jedną z tych informacji, która klienta interesuje. Sprawdzając zebrane oferty, okazało się, że odbiorca musi przejść 58% zawartości dokumentu, aby dojść do stron z cenami. Jeżeli wcześniej nie opisujemy sytuacji klienta i nie rekomendujemy konkretnych kroków, które należy podjąć, to być może strony, które mamy wcześniej są zbędne lub powinny znaleźć się w innym miejscu dokumentu. Są to zwykłe zapychacze treści.



Analizując zebrane oferty zauważyłem kilka wzorców, które się powtarzają:

  • Bardzo lubimy pokazywać swoje sukcesy i osiągnięcia.
  • Case studies i logotypy firm traktujemy jak sprawności w harcerstwie - mamy ich całe mnóstwo z przeróżnych zadań.
  • Mało miejsca poświęcamy na odniesienie się do potrzeb klienta.
  • Propozycja cenowa jest w większości niezrozumiała.

Jak temu zaradzić?

Przede wszystkim proponuję zrobić test dotyczący case studies i rekomendacji. Wyciągnij je z oferty, przesyłaj klientowi jako osobne pliki (np. wetransfer lub inne rozwiązania) i weryfikuj, kto i jak często po nie sięga.

Po drugie, w pierwszej części dokumentu komunikuj się bezpośrednio do klienta - to oferta dla niego, która odpowiada na zasygnalizowane potrzeby. Twoja firma jest mu potrzebna, aby te problemy rozwiązać i osiągnąć zakładane cele.

Po trzecie - uprość cennik. Zweryfikuj czy wszystko o czym piszesz, jest potrzebne. Dodatkowo warto dodać klikalny spis treści, aby ułatwić nawigację po dokumencie ofertowym.

Na końcu, pamiętaj o personalizacji i adresowaniu potrzeb klienta w ofercie handlowej. Uwzględnij elementy takie jak strona tytułowa, podsumowanie oczekiwań klienta, charakterystyka rozwiązania oraz oszacowanie kosztów.

Chcesz porozmawiać? Masz pytania?
Napisz do mnie: robert@marczak.me lub przejdź do zakładki Kontakt.

BONUS - wzór oferty handlowej

W trakcie prezentacji obiecałem, że podzielę się wzorem prezentacji sprzedażowej. Jeżeli jesteś nią zainteresowany znajdziesz ją tutaj: https://docs.google.com/presentation/d/1gygJElNmPcgNkMtWeSYQb5ptlOh-KseV4H9ivnEnhoQ/edit?usp=sharing - do większości slajdów przygotowałem krótkie omówienie (różowa ramka).

Dokument możesz skopiować lub pobrać w wybranym formacie. Instrukcja graficzna poniżej: