Prospecting - kompletny przewodnik po pozyskiwaniu klientów

Badanie przeprowadzone przez firmę Zuora informuje, że średni churn rate (procentowy wskaźnik opisujący odsetek osób, które zrezygnowały z usług/produktów danego przedsiębiorstwa) wynosi około 24% w przypadku firm B2B i około 31% dla firm B2C. W przypadku SaaS’ów liczba ta jest znacznie niższa i oscyluje w okolicy 8% (zgodnie z badaniem Pacific Crest - link na końcu). Dostarczanie nowych leadów jest jednym z priorytetów działów marketingu i sprzedaży.

Czym jest prospecting? To aktywne, planowe poszukiwanie potencjalnych klientów, najczęściej za pomocą działań outbound, stanowiące kluczowy pierwszy krok w procesie sprzedaży i różniące się od inbound marketingu. Bez skutecznego prospectingu nie ma potencjalnych klientów do sprzedaży. Jak zatem podejść do tematu generowania potencjalnych klientów?

Prospecting - co to jest?

Dobry prospecting to nie tylko rutynowe działania, ale przemyślany, prowadzony prospecting, który obejmuje szereg działań prospectingowych, takich jak nawiązywanie kontaktu, pierwszy kontakt, personalizacja komunikacji oraz odpowiednie follow-upy. Skuteczny prospecting wymaga jasno określonej strategii, która pozwala zdobywać potencjalnych klientów zainteresowanych oferowanym produktem, do których chcemy dotrzeć przez różne kanały dotarcia, takie jak cold call, LinkedIn, cold mail czy content marketing. Kluczowe jest, aby pierwszy kontakt był dobrze przygotowany i oparty na wartości, co buduje zaufanie i sprzyja długotrwałym relacjom.

Pierwszym krokiem w procesie prospectingu jest zdefiniowanie profilu idealnego klienta (ICP), który powinien uwzględniać branżę, wielkość firmy, lokalizację oraz role decyzyjne, np. head of marketing. Brak jasnego ICP prowadzi do marnowania czasu na kontakty, które nie przynoszą wartości. Na polskim rynku skuteczny prospecting wymaga uwzględnienia specyfiki branż, wielkości firm oraz identyfikacji kluczowych decydentów. Należy przejść przez etapy: określenie ICP, wybór kanałów dotarcia, dobór narzędzi, analizę statystyk i ciągłą optymalizację procesu.

Dane kontaktowe, takie jak adresy e mail, są kluczowe do personalizacji i nawiązywania kontaktu z potencjalnymi klientami. Adresy e mail można pozyskiwać i weryfikować za pomocą dedykowanych narzędzi i rozszerzeń przeglądarkowych. Warto jednak pamiętać, że zbyt agresywne wykorzystywanie prywatnych informacji może zaszkodzić relacji z prospektem - należy zachować równowagę między personalizacją a szacunkiem dla prywatności.

Współczesny prospecting coraz częściej wykorzystuje sztuczną inteligencję - 79% zespołów sprzedażowych już korzysta z AI w swoich działaniach prospectingowych, 54% używa AI do generowania spersonalizowanych emaili, a 45% zleca AI badanie potencjalnych klientów. AI znacząco przyspiesza proces prospectingu, który wcześniej pochłaniał większość czasu sprzedawców, a skuteczność działań może wzrosnąć nawet o 35%. Dzięki automatyzacji prospecting staje się bardziej efektywny, co pozwala na szybsze budowanie listy potencjalnych klientów.

Te pojęcia musisz znać, nim przejdziesz dalej:

• Content marketing wspiera działania prospectingowe poprzez budowanie relacji i zaufania, publikację edukacyjnych materiałów oraz przyciąganie klientów zainteresowanych ofertą firmy. Warto rozważyć współpracę z firmą doradczą, która pomoże w budowie strategii, szkoleniu zespołu oraz wdrożeniu narzędzi prospectingowych.
• Zimne wiadomości to jedno z narzędzi szerokich kampanii prospectingowych, które - odpowiednio zintegrowane z innymi kanałami dotarcia - zwiększają skuteczność dotarcia do potencjalnych klientów.
• Case studies oraz pojedyncze case study stanowią praktyczny dowód skuteczności prowadzonych działań prospectingowych, prezentując realne wyzwania, rozwiązania i efekty wdrożonych strategii.

I najważniejsze:

Prospecting - inaczej poszukiwanie klientów. Jest to szereg czynności i metod, które mają na celu przygotowanie listy osób, które zakładamy, że potencjalnie są zainteresowane naszym produktem lub usługą. Jest to proces kwalifikacji i wyszukiwania potencjalnych klientów dla handlowców. Prospecting pełni ważną rolę w działaniach sprzedażowych i dobrze przygotowany, pozwala na stałe napełnianie lejka sprzedażowego.

Szukasz doradztwa w zakresie sprzedaży? Dowiedz się, jak mogę Ci pomóc: Doradztwo sprzedażowe

Dobrze opracowany jest podstawą efektywnego procesu sprzedaży, dlatego tak ważne jest, aby projektując działania lead generation, poświęcić wystarczają dużo czasu na odpowiednie dopracowanie persony. Im więcej danych będziemy posiadać, tym skuteczniejszy będzie prospecting. Na tej wiedzy zyska cały Twój proces marketingowo-sprzedażowy - im więcej wiesz, tym lepsze landing page będziesz mógł projektować!

Określenie grupy docelowej

Jednym z najważniejszych kroków w skutecznym procesie prospectingu jest precyzyjne określenie grupy docelowej - persony. To właśnie od tego etapu zależy, czy Twoje działania dotrą do osób rzeczywiście zainteresowanych oferowanym produktem lub usługą. W praktyce oznacza to analizę danych dotyczących potencjalnych klientów - ich wieku, płci, lokalizacji, branży, stanowiska czy nawet stylu życia. W kontekście sprzedaży, dobrze zdefiniowana grupa docelowa pozwala nie tylko lepiej dopasować komunikację, ale także zwiększa szanse na zdobycie nowych klientów i budowanie trwałych relacji. W procesie prospectingu warto korzystać z narzędzi analitycznych, które pomagają zidentyfikować cechy wspólne najlepszych klientów Twojej firmy. Dzięki temu możesz skupić się na tych segmentach rynku, które wykazują największe zainteresowanie produktem lub usługą.

Pamiętaj, że określenie grupy docelowej to nie jednorazowe zadanie - rynek się zmienia, a wraz z nim potrzeby potencjalnych klientów. Regularna aktualizacja profilu grupy docelowej to podstawa skutecznego pozyskiwania klientów i rozwoju firmy.

Etapy procesu prospectingu

Prospecting jest pierwszym krokiem w procesie sprzedaży. Celem poszukiwań jest przygotowanie bazy danych potencjalnych klientów, a następnie systematyczne komunikowanie się z nimi, w nadziei na upragnioną konwersję. Sprzedaż ma jeden cel - pozyskać potencjalnego klienta..

Proces sprzedaży i prospectingu można podzielić na kilka etapów:

1. Analiza potrzeb obecnych klientów i ustalenie priorytetów potencjalnych klientów.
2. Opracowanie persony sprzedażowej, do której chcesz dotrzeć.
3. Podjęcie działań mających na celu nawiązanie kontaktu z klientem.
4. Prezentacja rozwiązania i dostarczenie wartości.
5. Budowanie relacji i dopasowanie do potrzeb klienta.
6. Domknięcie sprzedaży.

Jeżeli chcesz wgryźć się w zagadnienie procesu sprzedaży i prospectingu, ważne, abyś znał różnicę pomiędzy poszczególnymi pojęciami takimi jak: 

• Suspect ("podejrzewany" klient) to osoba, która być może jest zainteresowana produktem lub usługą, ale nie mamy wiedzy na ten temat.
• Prospect to klienci, którzy w odróżnieniu od suspectów, wykazali oznaki zainteresowania oferowanym rozwiązaniem. Jest to osoba, która jest gotowa udostępnić swoje dane, aby nawiązać kontakt, którego celem jest finalizacja oferty.
• Lead - leady to potencjalni klienci, którzy spełniają Twoje kryteria i wyrazili zainteresowanie Twoją ofertą, np. poprzez kliknięcie przycisku CTA czy wypełnienie formularza na stronie. Ważne jest dotarcie z właściwym komunikatem i rozpoznanie potrzeby, która kieruje do zakupu. Im pilniejsza jest potrzeba, tym gorętszy lead (hot lead).

Lead scoring

Lead scoring to niezwykle przydatne narzędzie w procesie prospectingu, które pozwala na ocenę i klasyfikację potencjalnych klientów pod kątem ich zainteresowania produktem lub usługą. System ten polega na przydzielaniu punktów za określone działania, takie jak odwiedziny na stronie internetowej, pobieranie materiałów, udział w wydarzeniach online czy interakcje w mediach społecznościowych. Im wyższy wynik lead scoringu, tym większe prawdopodobieństwo, że dana osoba jest gotowa na rozmowę handlową lub finalizację oferty.

Dzięki lead scoringowi możesz skupić swoje działania na tych klientach, którzy wykazują największe zainteresowanie Twoją ofertą, co znacząco zwiększa efektywność działań prospectingowych. To także sposób na lepsze zarządzanie czasem i zasobami - zamiast kontaktować się z każdym potencjalnym klientem, koncentrujesz się na tych, którzy są najbardziej wartościowi dla Twojej firmy. W branży metali szlachetnych, gdzie decyzje zakupowe często wymagają zaufania i wiedzy, lead scoring pozwala szybciej zidentyfikować osoby gotowe do inwestycji w złoto, srebro czy biżuterię premium.

Techniki kontaktu z potencjalnym klientem

Zanim przejdę do prezentacji zautomatyzowanych sposobów budowania baz, zacznę od formy kontaktu, którą zamierzamy realizować. Sposób, w jaki chcesz kontaktować się z klientem, pozwoli Ci dobrać odpowiednie narzędzia, które ułatwią realizację Twoich celów biznesowych.

Pierwszy kontakt z potencjalnym klientem powinien być dobrze przygotowany i spersonalizowany, co znacząco zwiększa szanse na nawiązanie dalszej relacji. Personalizacja działań, zarówno w e-mailach, jak i rozmowach telefonicznych, istotnie podnosi skuteczność zaangażowania odbiorcy. Na skuteczny prospecting składa się podejście multi-channel, które łączy różne techniki kontaktu, takie jak cold emailing, cold calling czy social selling, co jest znacznie efektywniejsze niż korzystanie z jednej metody.

Cold mailing

Cold mailing, czyli wysyłka wiadomości e-mail, a co z tym idzie wykorzystanie wszelkiego rodzaju narzędzi automatyzujących wysyłkę e-maili jak np. Woodpecker, Hubspot czy Reply.io. Automatyzacja procesu cold mailingu znacząco zwiększa efektywność działań sprzedażowych.

Narzędzia do cold mailingu pozwalają na wyszukiwanie i weryfikację adresów e mail potencjalnych klientów, co ułatwia dotarcie do właściwych osób w firmach. Cold mailie to w tej chwili jedna z popularniejszych technik budowania kontaktu z przyszłymi klientami. Dzięki dodatkowym narzędziom nie tracisz czasu na personalizację wiadomości i żmudne follow-up’owanie. Cały proces można w prosty sposób zautomatyzować.

Na korzyść tej metody przemawia dodatkowo fakt, że wysyłka e-maili jest bardzo tanim rozwiązaniem, a koszt narzędzi do wysyłki i budowania bazy prospectingowej zamyka się w kilkuset złotych miesięcznie. Musisz pamiętać, że równie ważne, jak odpowiednia baza, jest również dobór komunikatu i odpowiednia personalizacja. Zimne wiadomości (zimnych wiadomości) są skutecznym narzędziem w szerokich kampaniach prospectingowych, szczególnie gdy są spersonalizowane, co znacząco zwiększa szanse na zaangażowanie potencjalnych klientów.

Cold mailing a prawo?

Analizując temat cold mailingu, natrafiłem na artykuł poświęcony RODO na stronie PARPu: https://www.parp.gov.pl/component/content/article/57776:cold-mailing-w-kontekscie-rodo-stosowac-czy-nie-stosowac-oto-jest-pytanie

Koniecznie przeczytaj również artykuł poświęcony PKE: Nowe Prawo Komunikacji Elektronicznej a RODO - co musi wiedzieć sprzedaż i marketing?

Dowiesz się z niego, aby w taki sposób formułować wiadomości, aby nie stanowiły informacji handlowej. Dzięki temu w praktyce powinniśmy realizować tzw. dwuetapowy cold mailing. W pierwszym etapie niejako „na miękko” zwracamy się do adresata (potencjalnego klienta) o wyrażenie zgody na przedstawienie mu informacji handlowej, a po wyrażeniu zgody, w drugim kroku, kierujemy stosowną informację. Pierwszy krok powinien służyć jako zajawka, wstęp do dalszej konwersacji z zainteresowanym klientem.

Cold mailing a źródło adresu email

Maile możemy wysyłać zawsze na ogólne adresy mailowe typu: kontakt@, info@ nazwa@ etc, oraz na adresy imienne np. imie.nazwisko@, które są ogólnodostępne na stronie (w znalezieniu takich adresów, mogą nam posłużyć zewnętrzne narzędzia). W świetle obowiązujących dotarłem również do informacji, że wiadomości cold mailowe można również wysyłać poprzez formularze kontaktowe dostępne na stronach firmowych, jednak ich skuteczność jest nikła.

Istnieją również dostawcy baz mailingowych, za których pośrednictwem, można zakupić legalne bazy, które posiadają udokumentowane źródło pochodzenia.

Social selling

Social selling polega na wykorzystaniu mediów społecznościowych, do dotarcia do odpowiednich klientów. Ta technika sprzedaży umożliwia lepsze generowanie leadów sprzedażowych, usprawnia proces budowania relacji z potencjalnymi klientami oraz eliminuje potrzebę cold callingu. Budowanie i utrzymywanie relacji jest łatwiejsze w sieci, w której panuje wzajemne zaufanie między marką i klientem.

Content marketing, czyli publikacja wartościowych treści, wspiera social selling i budowanie relacji z potencjalnymi klientami. Regularne dzielenie się treściami na LinkedIn buduje markę osobistą i zaufanie wśród potencjalnych klientów.

Musisz pamiętać, że social selling, jako technika polegająca na budowaniu relacji, które prowadzą do sprzedaży, wymaga sporego nakładu czasu i aktywności w wybranym kanale społecznościowym. Dlatego w wielu firmach równolegle do działań social sellingowych, prowadzone są działania z zakresu cold callingu i cold mailingu.

Cold calling

Wydawać by się mogło, że zimne telefony odeszły już do lamusa, co nie do końca jest prawdą. Cold call, czyli bezpośredni telefoniczny kontakt z potencjalnym klientem, pozostaje skuteczną metodą prospectingu, zwłaszcza przy wąskiej grupie docelowej. Firmy (zwłaszcza telekomunikacyjne) w dalszym ciągu wykorzystują cold calling do pozyskiwania nowych klientów. Obecnie powstaje coraz więcej call center, które wykorzystują AI do realizacji połączeń, dzięki czemu nie są ograniczeni liczbą konsultantów, którzy mogą w jednej chwili realizować połączenia.

Natomiast jeżeli chcesz skutecznie pozyskiwać klientów telefonicznie, postaw na bezpośredni kontakt z potencjalnym klientem. Dużą zaletą rozmów telefonicznych jest możliwość interakcji z drugą osobą, zadawania pytań i szybkiej weryfikacji zainteresowania. Dzięki temu cold calling, który może wydawać się straszny (niesłusznie!), pozwala w kilka chwil zidentyfikować potrzeby klienta i w trakcie rozmowy się do nich odnieść, proponując odpowiednie rozwiązanie.

Narzędzia automatyzujące proces prospectingu

Poniżej zebrałem narzędzia, które ułatwią Ci żmudne budowanie baz do prospectingu. Wiele z nich oferuje dodatkowe funkcje, takie jak integracje z innymi platformami, scoring leadów czy automatyzacja follow-upów, co znacząco zwiększa ich wartość i skuteczność w codziennej pracy sprzedażowej. Większość poniższych narzędzi można przetestować bezpłatnie.

Coraz większą rolę w automatyzacji prospectingu odgrywa sztuczna inteligencja. Narzędzia oparte na AI pozwalają nie tylko na szybsze budowanie listy potencjalnych klientów, ale także na generowanie spersonalizowanych treści i analizę danych. Prospecting z wykorzystaniem narzędzi AI może być skuteczniejszy nawet o 35%, a automatyzacja całego procesu znacząco zwiększa efektywność działań sprzedażowych.

LinkedIn Sales Navigator

Dzięki opcji "Advanced Search" możesz stworzyć listę potencjalnych klientów i zawęzić poszukiwania nowych klientów według ściśle określonych kryteriów. Masz możliwość przeszukiwać bazę według następujących kryteriów m.in.: nazwa firmy (obecna i poprzednia) firma użytkownika, stopień połączenia, język profilu, imię, nazwisko, szkoła, dane geograficzne, branża czy szkoła. Po zakończeniu bezpłatnej miesięcznej subskrypcji zapłacisz 289,99 zł za Sales Navigatora w wersji CORE. Wersja Advanced to już wydatek rzędu 662,97 zł miesięcznie. Porównanie planów jest dostępne na stronie: https://business.linkedin.com/sales-solutions/compare-plans

Apollo.io

Apollo.io to platforma typu all-in-one, która oferuje szereg funkcjonalności wspierających działania sprzedażowe i prospectingowe, wykorzystywana głównie przez zespoły B2B. Jest doceniana za kompleksowość poszczególnych modułów, które obejmują wszystko, co potrzebne do efektywnego generowania leadów i zarządzania kampaniami marketingowymi.

FindThatLead

FindThatEmail pomoże Ci zarówno w kwestii pozyskiwania adresów e-mail, jak również umożliwia przeprowadzić wysyłkę cold maili. Darmowa wersja daje możliwość wygenerowania do 50 adresów email. 

Skrapp

Skrapp jest do zainstalowania w formie wygodnej wtyczki do Google Chrome. Do dyspozycji masz zarówno darmowy plan, dzięki któremu pozyskasz do 150 e-maili miesięcznie, jak również płatne plany, które zaczynają się od 25$ przy płatności rocznej.

Hunter

Dzięki Hunterowi z łatwością znajdziesz adres e-mail na podstawie adresu strony internetowej. Wyszukiwarka e-maili scrappuje sieć, aby znaleźć sprawdzony lub najbardziej prawdopodobny adres e-mail w obrębie domeny.Hunter również daje Ci możliwość poznania schematu tworzenia adresów mailowych w danej firmie. Hunter oferuje darmowy plan ograniczony do 50 sprawdzeń miesięcznie. 

Voila Norbert

Narzędzie oferuje jednorazowo do 50 bezpłatnych sprawdzeń. Dzięki Voila Norbert możesz wyszukiwać dane kontaktowe, takie jak adresy e-mail, numery telefonów oraz profile społecznościowe wybranych osób w firmach. Jeżeli prospect znajduje się w bazie, otrzymasz również informacje o posiadanych przez niego profilach społecznościowych.

LeadFuze

Jeżeli chcesz pozyskać e-maile, numery telefonów i profile społecznościowe dla jasno sprecyzowanej grupy docelowej, np: CEO, w firmie zatrudniającej od 11 do 50 pracowników, budżet Google Ads >1000PLN i korzysta z Magento lub Shopify... to warto zainteresować się LeadFuze. Na start otrzymujesz 25 leadów na testy, abonamenty miesięczne zaczynają się od 132,30$. 

AeroLeads

Wtyczka, która przeszukuje bazy LinkedIn, Crunchbase, Angellist, Xing itd. i dostarcza Ci potencjalne leady, ktore zawierają: adres email, imię i nazwisko, nazwę firmy, stanowisko, numer telefonu oraz link do profilu społecznościowego. Cena zaczyna się od 49$ i oferuje aż 1000 wyszukań miesięcznie.

Find That Email

Prosta wtyczka do przeglądarki, która oferuje darmowy plan na 50 wyszukań miesięcznie oraz na 100 sprawdzeń poprawności posiadanych e-maili. 

MailTester

Jeżeli chcesz bezpłatnie (do 100 maili) sprawdzić poprawność adresu e-mail, sprawdź z tego bezpłatnego rozwiązania. MailTester sprawdzi dla Ciebie zarówno DNS i SMTP oraz poprawność wprowadzonego adresu - sprawdzi czy ten adres istnieje na serwerze.

Błędy w prospectingu

W procesie prospectingu łatwo popełnić błędy, które mogą znacząco obniżyć skuteczność działań i zniechęcić potencjalnych klientów do Twojej oferty. Jednym z najczęstszych problemów jest brak jasno określonej grupy docelowej - wysyłanie cold mailingu czy wykonywanie cold callingu do przypadkowych osób rzadko przynosi oczekiwane rezultaty. Kolejnym błędem jest brak personalizacji wiadomości - ogólne, masowe komunikaty są często traktowane jako spam i nie budują pozytywnego wizerunku firmy.

Warto również pamiętać o konieczności follow-upu po pierwszej wiadomości. Brak dalszego kontaktu może sprawić, że nawet zainteresowany klient zapomni o Twojej ofercie. Skuteczny prospecting wymaga także korzystania z nowoczesnych narzędzi, takich jak LinkedIn Sales Navigator, które pozwalają precyzyjnie docierać do wybranych segmentów rynku. Unikając tych błędów i stosując sprawdzone techniki, takie jak social selling, cold mailing czy cold calling, zwiększasz szanse na skuteczne pozyskiwanie klientów i rozwój swojego biznesu.

Budowanie relacji z potencjalnym klientem

Budowanie relacji z potencjalnym klientem to fundament skutecznego prospectingu. W dzisiejszych czasach, gdy konkurencja o uwagę klientów jest ogromna, samo przedstawienie oferty nie wystarczy. Kluczowe jest nawiązywanie kontaktu poprzez różnorodne kanały dotarcia - od wiadomości e-mail, przez rozmowy telefoniczne, po aktywność w mediach społecznościowych. Dzięki temu możesz lepiej poznać potrzeby i oczekiwania potencjalnych klientów, a także dostosować ofertę do ich indywidualnych preferencji.

W procesie budowania relacji warto korzystać z lead scoringu, który pozwala zidentyfikować osoby najbardziej zainteresowane produktem lub usługą. Regularny kontakt, dzielenie się wartościowymi treściami oraz szybka reakcja na pytania i wątpliwości to elementy, które budują zaufanie i lojalność wobec marki. Pamiętaj, że budowanie relacji to proces - wymaga czasu, zaangażowania i autentyczności, ale w dłuższej perspektywie przekłada się na zdobywanie nowych klientów i rozwój firmy.

Porozmawiajmy o doradztwie w obszarze marketingu dla Twojej firmy:
doradztwo marketingowe

Podsumowanie

Podsumowując, skuteczny prospecting to nie tylko pierwszy krok w procesie sprzedaży, ale także klucz do zdobywania nowych klientów i budowania przewagi konkurencyjnej. Aby osiągnąć sukces, warto zacząć od precyzyjnego określenia grupy docelowej, wdrożyć system lead scoringu oraz konsekwentnie budować relacje z potencjalnymi klientami. Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi, takich jak LinkedIn Sales Navigator, oraz sprawdzonych technik - cold mailing, cold calling czy social selling - pozwala znacząco zwiększyć efektywność działań prospectingowych.

Rekomenduję, aby firmy inwestowały w rozwój kompetencji swoich zespołów sprzedażowych, regularnie aktualizowały wiedzę na temat rynku i korzystały z innowacyjnych rozwiązań technologicznych. Dzięki temu proces pozyskiwania klientów stanie się bardziej efektywny, a Twoja firma zyska stabilną bazę lojalnych klientów, gotowych do inwestowania w oferowane produkty lub usługi.

Zdaje sobie sprawę, że prospecting może być ciężką, chwilami monotonną i niewdzięczną pracą, ale mam nadzieję, że proponowane narzędzia pozwolą zwiększyć wydajność twojej pracy i budować listy szybciej niż dotychczas. Powodzenia! 

Dodatkowe źródła:

1. badanie Pacific Crest: https://medium.com/point-nine-news/saas-metrics-benchmarking-your-churn-rates-e9ae2c7129b5